Um dos aspectos mais marcantes da nossa civilização moderna é a forma como a tecnologia tem avançado e como a área de TI tem se tornando robusta e complexa. O setor centraliza cada vez mais as preocupações de toda a empresa e apoia as operações e processos, gerando conhecimento e inteligência. Porém, esse avanço também agrega riscos aos negócios, que podem ser mitigados com uma gestão de compliance.

Para aprender a lidar com os perigos de segurança, indisponibilidade e garantir que o TI atenda às necessidades da companhia, não deixe de acompanhar os próximos tópicos!

Qual é a definição de compliance?

Toda organização precisa de regras. É o que garante o alinhamento das pessoas e a clareza dos objetivos, com a restrição do que pode ser feito e do que não pode.

Esses princípios ajudam a padronizar as operações e as práticas, garantindo um resultado previsível, controlável e confiável. Em decorrência disso, a gestão tem menos problemas para solucionar, e os negócios caminham com maior facilidade.

Diante do aumento da complexidade da área de TI, com mais equipamentos, funcionários e sistemas, o risco de abusos é muito grande. Quanto maior o setor, maior a probabilidade de que as pessoas queiram agir por conta própria e lidar com as situações cotidianas da forma que acham melhor. Por essa razão, é importante definir padrões de comportamento e uma cultura clara e integrada.

Isso nos leva ao conceito de compliance. Ele consiste no conjunto de práticas que respeitam normas internas e externas a fim de estabelecer padrões. Ou seja, é um conjunto de regras que visam ao cumprimento das políticas internas, referentes à cultura e ao código moral da própria companhia, bem como observância das leis e regulações impostas por órgãos superiores.

Verbo “to comply”

O termo deriva do verbo inglês “to comply”, que significa “agir de acordo com instruções”. Contudo, para que seja efetivo, a gestão de compliance deve aplicar o termo como uma cultura organizacional, focada na segurança e no cuidado com os ativos, com a missão e com os objetivos da empresa.

É muito mais do que fiscalizar funcionários — é educá-los sobre o que realmente está em jogo dentro das instalações da corporação. Ou seja, a expressão é aplicada para gerenciar riscos de desorganização e falta de padronização. É uma forma de estabelecer adaptação para o coletivo empresarial e uma maneira responsável de encarar os ativos, dados, a relação com colegas e com os consumidores.

Quais os benefícios do compliance na área de TI?

A aplicação desse termo incorre em diversos benefícios para o TI das organizações. Veremos alguns deles a seguir. 

1. Combate à corrupção e à ilegalidade

Uma dos principais vantagens é a diminuição da corrupção e de práticas ilegais no setor de tecnologia, tanto no âmbito das políticas internas quanto no das leis que regem o mercado. O compliance estabelece um cuidado com princípios éticos e uma transparência na gestão que ajudam a resolver esses problemas. Assim, a companhia se torna mais simples de gerenciar, bem como mais sustentável. 

Um exemplo disso é o uso de softwares não licenciados e ferramentas que não transmitem confiança nem recebem o suporte das fabricantes. A administração da conformidade ajuda a identificar isso e a eliminar esse uso, com a mobilização da empresa para práticas alternativas que estejam de acordo com as leis de direitos autorais e de licenças de utilização de software.

2. Alinhamento de colaboradores

O compliance é fundamental para alinhar os colaboradores com a definição de boas práticas e estratégias adequadas. Uma boa gestão garante que ameaças decorrentes de ações imprudentes e desregradas serão mitigadas com facilidade e clareza. Dessa forma, o trabalho dos funcionários fica mais fácil, com padrões bem estabelecidos, e isso coopera com a qualidade de seus serviços.

Assim também é possível educar todos os membros a respeito da importância dos ativos e do cuidado com eles, garantindo que todos estejam cientes e devidamente preocupados com isso. Eles passam a entender os riscos e como as ações ideais ajudam a solucionar esses problemas. Assim, entenderão melhor o negócio em si.

3. Segurança

Como já ficou claro, o compliance tem muito a ver com segurança da informação. A partir de uma boa gestão desse tipo de cultura, as empresas conseguem manter os sistemas sempre disponíveis, livres de corrupção de dados e com restrições de acesso bem definidas.

Em decorrência disso, a privacidade é respeitada, e os transtornos que surgiriam como consequência do descuido com essa área são eliminados.

O compliance ajuda a gerar um trabalho preventivo que mantém a proteção. As boas práticas e a conformidade com regras estabelecidas criam uma barreira de defesa contra as possíveis ameaças e riscos, assegurando que as operações internas permaneçam saudáveis o tempo todo. 

4. Menos custos

Outra vantagem é a redução considerável dos custos. Uma vez que conformidade implica maior segurança e cuidados preventivos, serão necessários menos gastos com problemas de proteção. Com as atividades padronizadas, é possível consumir menos recursos também. Além disso, problemas legais e jurídicos são eliminados, e a companhia se mantém livre de multas e indenizações.

5. Eficiência operacional

O compliance também contribui para aumentar a eficiência da TI. Afinal, as atividades padronizadas geram um ambiente mais produtivo, que consegue fazer mais em menos tempo, com a mesma garantia de consistência e qualidade.

Tendo em vista que todos os colaboradores estão alinhados e os sistemas internos estão seguros e configurados de uma maneira que é possível extrair o melhor deles, melhores resultados no setor se tornam alcançáveis. 

6. Autonomia dos funcionários

Da mesma maneira, os funcionários ganham mais autonomia para contribuir com a corporação. Os riscos e problemas operacionais são reduzidos, e eles podem focar a estratégia do negócio, utilizando inteligência e criatividade para solucionar as complicações do dia a dia.

7. Crescimento saudável

Isso tudo dá suporte ao crescimento saudável do setor, com a garantia de que os sistemas permanecerão consistentes e sempre disponíveis.

Desse modo, é possível aumentar a capacidade da TI para atender às demandas com segurança e confiança de que tudo funcionará normalmente, em conformidade com regras externas importantes e as políticas da companhia. O compliance ajuda a construir uma base sólida para o crescimento, com a manutenção da qualidade. 

Qual a diferença entre compliance e governança?

O conceito de compliance é frequentemente confundido com outro termo muito importante para a gestão de TI: o de governança. No entanto, eles são ligeiramente distintos e apresentam particularidades diferentes.

A governança é um conceito mais amplo de gestão e abrange um gerenciamento focado na transparência e eficiência, buscando sempre otimizar a qualidade dos processos. Diz respeito à forma como as empresas são administradas, bem como à cultura principal que envolve todas as operações. 

Enquanto isso, o compliance está mais preocupado com a conformidade com padrões e regras. Ele é naturalmente preventivo e cuida dos riscos do negócio, pois busca eliminar fraudes e manter um compromisso com a ética profissional, desde as questões internas à forma como a companhia encara os princípios externos.

A governança de TI requer uma mudança de pensamento e de organização geral da empresa, com um direcionamento integrado e concentrado com a garantia de igualdade entre os membros e de um relacionamento fácil e claro.

É um conceito que objetiva tornar a gestão simplificada e otimizar a evolução das operações. Pode incluir também o controle dos dados de sistemas internos com ferramentas de Business Intelligence, por exemplo. 

A governança foca um padrão de qualidade, pensando nos resultados, no crescimento e nos clientes, enquanto a conformidade busca ajustar as operações às normas estabelecidas, com o intuito proativo de evitar possíveis consequências.

Os dois conceitos podem andar juntos, principalmente, se o cuidado com o compliance fizer parte do planejamento de governança. Dessa forma, é possível maximizar os benefícios mencionados no tópico anterior, assim como melhorar a infraestrutura de TI e garantir a segurança na cloud.

Quais os principais riscos de um compliance inadequado?

Agora, vamos conhecer os principais riscos de não cuidar do compliance na empresa.

1. Problemas legais

Uma das principais consequências é a incidência de problemas jurídicos decorrentes do desrespeito às normas. Uma empresa que não prioriza a conformidade está sujeita a arcar com multas e indenizações, se for punida por algum problema que envolva dados e privacidade, por exemplo.

O que também é comum é a ausência de cuidado com os direitos autorais, o que pode incorrer em sérias complicações legais. Ao negligenciar o compliance, a companhia fica desprotegida diante dos riscos de situações como essas. 

2. Descontrole de custos

Outro problema é o descontrole de custos, que ocorre porque a empresa não segue um padrão e não tem uma organização correta dos sistemas. Esse problema de controle pode ser em decorrência de questões legais ou da ausência de proatividade para a gestão dos sistemas internos e dos ativos. 

A negligência no cuidado preventivo deixa os transtornos acumularem até que se tornem grandes demais para serem gerenciados. As despesas podem se tornar incontroláveis e prejudicar ativamente a sustentabilidade da organização.

3. Perda de clientes

A companhia também perde seus clientes, insatisfeitos por conta da reputação, uma vez que a imagem da empresa é afetada, principalmente, se for punida diante de algum incidente ou problema maior.

Os consumidores passarão a desconfiar da organização e a procurar a concorrência para a solução de seus problemas com responsabilidade e segurança. A falta de conformidade se transforma em falta de credibilidade e autoridade no mercado.

4. Perda de produtividade

A desorganização e a maneira de abordar a TI sem um padrão gera transtornos que afetam a produtividade. A empresa perde mais tempo para resolver os problemas diários, sem a organização necessária. Isso sem mencionar o perigo de ter as atividades interrompidas por causa de fiscalização e problemas jurídicos.

5. Falta de controle e visibilidade

A falta de compliance também incorre em descontrole sobre os ativos. Afinal, não há um cumprimento de regras importantes e políticas definidas, o que deixa tudo confuso e sem a devida visibilidade.

Isso prejudica o crescimento, pois, sem esse conhecimento, a gestão não consegue evoluir e identificar possíveis problemas. Como resultado, a TI trabalha sem padrões, o que pode gerar custos exagerados e insegurança, como veremos a seguir.

6. Insegurança

Outra grande questão é a insegurança. Um dos malefícios da não conformidade é o fato de não manter as operações seguras de intervenções jurídicas, sem o cuidado por boas práticas que preservam o estado dos negócios contra ataques e crimes virtuais.

Se a empresa não preza pelo cumprimento das leis que regem os direitos autorais, por exemplo, pode começar a utilizar sistemas não oficiais, cheios de brechas e sem o devido suporte das fabricantes. 

Se manter dentro das regulações e das próprias políticas internas ajuda a assegurar que as vulnerabilidades sejam eliminadas, uma vez que os resultados e a forma como as ações são executadas são mais previsíveis. 

7. Falta de comunicação

Se não há um padrão e um foco em obedecer políticas e regras estabelecidas, uma das consequências naturais é a falta de comunicação entre os membros das equipes internas.

Os funcionários passarão a trabalhar de formas distintas e buscar abordagens diferentes para solucionar problemas, e isso vai afetar a produtividade e a otimização dos resultados. Essa ausência de alinhamento e conexão entre os colaboradores impacta diretamente o que é entregue aos clientes. 

Quais as atribuições do compliance?

Já vimos o que é compliance, seus benefícios e os perigos associados com a não conformidade. Veremos nesta seção quais as principais funções de um setor dedicado a essa tarefa. Veja só!

1. Análise dos riscos operacionais

Os profissionais com essa responsabilidade são encarregados de conhecer a fundo os riscos operacionais do negócio e os perigos associados ao mercado em que a empresa se encontra e ao modelo de negócios. Assim, é possível saber exatamente como estruturar as ações para evitar esses problemas. 

2. Monitoramento da segurança de informação

Outra característica é o acompanhamento da segurança e da privacidade. O compliance é responsável por estabelecer regras e padrões que buscam proteger a companhia de ataques e crimes, como sequestro de dados, com o cuidado com as normas externas e internas.

O foco é fiscalizador e sempre preventivo, com o objetivo de deixar tudo configurado e pronto para a evolução dos processos.

3. Interpretação das leis

Também é responsabilidade desse setor a interpretação das leis e regulações vigentes, e a compreensão de como isso afeta a corporação internamente.

É preciso definir uma conexão entre os princípios gerais e as políticas empresariais, tendo o cuidado de alinhar a cultura e os objetivos a tudo isso. Assim, é possível definir abordagens para cumprir as normas e manter a empresa segura.

4. Auditorias

As auditorias constituem uma maneira de investigar se as estratégias estão funcionando de acordo com o que foi estabelecido e planejado. Estão entre as soluções utilizadas para verificar e fiscalizar as atividades e processos, a fim de gerar conhecimento para a gestão e possibilitar a tomada de decisão.

5. Gestão de ativos 

O gerenciamento dos ativos inclui cuidar dos equipamentos, acompanhar as licenças, administrar o ciclo de vida, saber quem utiliza cada um e verificar os períodos de manutenção e atualização. Dessa forma, a empresa conseguirá controlar os hardwares e sistemas de software, garantindo que tudo esteja de acordo com as normas.

Como implementar o setor de compliance em sua empresa?

Agora, vamos apresentar algumas etapas para estruturar um setor de compliance em sua companhia. Confira logo abaixo!

1. Defina os objetivos

Primeiramente, é fundamental definir os objetivos do compliance e documentar tudo. Esse passo é necessário por conta da visibilidade e da clareza que gera para os colaboradores, possibilitando que todos saibam e tenham consciência do foco da companhia. As metas podem estar associadas aos benefícios já mencionados e devem estar atreladas à realidade do negócio.

2. Faça o mapeamento dos processos

Outro passo importante é o mapeamento de processos de negócio, que ajuda a esclarecer quais são as operações principais e como ocorre o fluxo produtivo dentro da empresa. Isso ajuda a visualizar o uso dos ativos, dos dados e toda a arquitetura operacional, o que é fundamental para gerenciar cada etapa em busca da conformidade.

3. Identifique e avalie os riscos

Com os processos mapeados, o próximo passo é identificar os riscos do negócio, analisá-los e realizar avaliações desses perigos.

É importante saber o que pode acontecer caso a companhia não busque adaptação às normas estabelecidas, com a visualização dos principais cenários em que os problemas ocorrem. Essa análise é a base para ações preventivas, de segurança, e para a organização dos sistemas, dos ativos e das operações.

4. Levante as normas externas

É preciso ainda conhecer bem as normas externas e estudar cada ponto das leis que afetam a organização direta ou indiretamente, a fim de ajustar as operações internas e estratégias utilizadas.

O conhecimento jurídico vai ajudar nessa etapa, pois a interpretação dessas regulações não necessariamente é uma tarefa fácil. Porém, ela vai ser imprescindível para a adaptação das atividades e o estabelecimento da conformidade. 

5. Defina o regimento interno

Outra fase que não deve ser negligenciada é a definição do regimento interno da companhia, com a política e as regras da empresa. Essa parte está relacionada com a cultura, a missão e os objetivos, e o foco é deixar isso bem claro para que também haja concordância com esses valores.

6. Treine os funcionários

Depois de definir o regimento e saber as leis que regulam o mercado, o setor de compliance deve treinar os colaboradores acerca de cada um desses pontos e da importância deles para a continuidade dos negócios. Os funcionários são os responsáveis por cumprir a conformidade e, por isso, essa etapa é muito importante. 

Deve haver muita clareza na comunicação com os membros, e as regras devem ser transmitidas de um modo simples e fácil de compreender. Para que isso seja ainda mais efetivo, é importante que cada colaborador realmente entenda as regras e o motivo de segui-las, com pleno conhecimento dos riscos. Assim, a empresa conseguirá estabelecer uma cultura focada na conformidade. 

7. Monitore os resultados

Por fim, a organização não deve deixar de acompanhar o setor e monitorar tudo para ajustar os aspectos necessários.

A melhoria contínua é uma característica do compliance, pois o objetivo é otimizar os processos e garantir adaptação às normas ao mesmo tempo, e isso nem sempre é garantido com facilidade na primeira tentativa. Logo, os testes são inevitáveis e asseguram a consistência da solução.

Quais os custos da manutenção do compliance?

Esse cuidado também gera custos para as companhias. É fundamental, no entanto, que eles não sejam maiores que os danos da não conformidade, que já vimos no tópico sobre os riscos. 

1. Treinamento

Um dos custos de compliance está associado ao treinamento para garantir que todos saibam das regras externas e internas. Isso requer um esforço grande da empresa e mobilização de profissionais especializados que possam contribuir com conhecimento jurídico e expertise em tecnologias.

Para solucionar essa questão, a companhia precisará contratar novos membros e passar por todo o período de adaptação deles à realidade do negócio ou contar com serviços terceirizados.

2. Auditoria e implantação 

Os custos de auditoria também podem ser altos, pois requerem um cuidado e uso de recursos a fim de investigar e verificar atividades. Da mesma forma, existe o gasto associado com a execução das etapas mencionadas anteriormente.

Todas elas precisam de tempo e de comunicação entre as equipes, bem como alocação de profissionais específicos para essa função. Ao mesmo tempo, existe o desafio de manter outra parte da equipe focada no núcleo do negócio e nos processos cotidianos.

3. Consultoria

Outro gasto é com consultoria. Para evitar lidar com toda a responsabilidade, sem o devido conhecimento e experiência, algumas empresas contam com organizações parceiras para o estabelecimento do compliance, com atendimento consultivo e um gerenciamento dedicado às necessidades delas. 

Contudo, vale lembrar que, apesar das despesas, a gestão de compliance é compensada pelos benefícios mencionados e pela prevenção dos riscos. A cultura proativa é estabelecida na companhia, e o foco passa a ser cuidar dos processos, dos sistemas e dos equipamentos, com o objetivo de garantir segurança e otimização dos resultados.

Como vimos, conformidade deve ser uma preocupação prioritária para as organizações. É uma forma de padronizar atividades e de ajustar os métodos, seguindo um cuidado com normas gerais e objetivos da própria empresa. É fundamental que haja um setor específico com a finalidade de cuidar dessas fiscalizações e garantir a segurança jurídica e competitiva da corporação. 

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