A transformação digital não é mais novidade para profissionais de TI que buscam impulsionar a produtividade e capacidade competitiva da empresa onde trabalham. Mas como exatamente você pode ser essa fonte de inovação?

Neste guia completo sobre o assunto, queremos ajudá-lo a entender como a eficiência da TI pode ser a chave para o sucesso de um negócio no Século XXI, e quais são os passos para embarcar nessa tendência, com economia, previsibilidade, segurança e processos confiáveis.

Ficou interessado? Então vamos começar!

Qual a importância da eficiência da TI para uma empresa?

Antes de nos perguntarmos como, precisamos entender por que é tão importante fazer uma gestão de TI voltada para a eficiência — uma tendência cada vez mais presente nas empresas de todo o mundo, em todos os setores.

Por que essa busca se intensificou tanto nos últimos anos? A resposta está na relevância que a informação ganhou como ativo em novas estratégias de negócio. A coleta e análise de dados deixou de ser uma área de apoio à operação para fazer parte do core de planejamento.

É a partir deles que empresas buscam novos nichos de mercado, proporcionam experiências inovadoras aos clientes e agilizam o desenvolvimento de seu produto ou serviço para ganhar destaque no mercado.

Por isso, hoje, quem lida melhor com dados sai na frente dos competidores. E a solução de maior retorno encontrada por marcas de qualquer setor é pensar menos na expansão de sua infraestrutura de TI, dando prioridade ao uso eficiente de seus ativos tecnológicos.

Nesse cenário, o gestor de TI ganha um papel de destaque. É dele a responsabilidade de investir e implementar novas tecnologias que vão refletir diretamente nos resultados de negócio, como a atração de um novo público, a satisfação dos clientes e a adaptação a novas demandas.

Assume a ponta nesse mercado quem faz mais por menos e com grande rapidez. Se o uso de informações é porta para o sucesso em busca desse objetivo, a eficiência da TI é a chave que você tem em mãos para ajudar a sua empresa.

Práticas que ajudam a aumentar a eficiência da TI

Então vamos ao que interessa. Neste guia, listamos dicas e práticas que todo gestor de TI precisa ter em mente quando cria sua estratégia de transformação digital e, por consequência, aumenta a otimização e produtividade do setor.

Separamos os itens em três categorias essenciais: eficiência por gestão tecnológica, por gestão de equipe e pela iniciativa de migrar para nuvem.

Primeiro, portanto, vamos falar em termos mais gerais do que você precisa ficar atento e das ações que necessita tomar para ter uma TI mais eficiente. Veja as práticas:

Reavalie a sua infraestrutura de TI

O primeiro passo para uma reestruturação é sempre levantar a situação atual do setor. Muitas vezes, problemas com a eficiência da TI estão ligados a uma infraestrutura defasada, má implementação de ferramentas ou gargalos técnicos — como processamento, armazenamento e estabilidade de rede.

Que tal identificar quais são esses pontos fracos da sua gestão e trabalhar para solucioná-los? Um levantamento completo de TI pode trazer respostas simples para problemas constantes que você e sua equipe têm que lidar diariamente.

Uma boa ideia nessa etapa é contar com uma consultoria tecnológica terceirizada, que possa enxergar de fora o ponto em que sua infraestrutura e seu sistema se encontram. Isso mostra a importância dessa etapa, que será fundamental para colocar em prática as próximas dicas.

Padronize processos recorrentes

Um erro que muitas empresas ainda estão cometendo ao buscar transformação digital em sua produtividade é não pensar na administração e operação como um todo. Ter eficiência tecnológica não é apenas implementar ferramentas, mas se certificar de que elas funcionem de forma integrada e plena.

Mesmo que sua infraestrutura seja eficiente e de alta performance, do que isso adianta se os colaboradores ainda precisam fazer conversão de informações ou trabalhar com métricas diferentes, por exemplo?

O que uma TI com problemas precisa fazer quase sempre é uma reformulação completa de seus processos, para que eles sigam uma cadeia lógica sem gargalos — desde a definição de objetivos até a entrega. Essa é uma etapa importante, que precisa de participação não só da TI e da diretoria, mas de todas as pessoas ao longo dessa linha produtiva.

Invista em automação

Existe mais uma vantagem dessa padronização: a oportunidade de automação para conseguir ainda mais eficiência.

Todo gestor de TI experiente conhece o workflow de sua empresa e os processos que são mais desgastantes para a rotina. Muitas vezes são tarefas manuais que precisam ser repetidas todos os dias, como varreduras de sistema, bakcups, organização de dados e verificação de perímetro.

Se essas funções são rotineiras e mecânicas, por que não automatizá-las? Um sistema apoiado pelas ferramentas certas é capaz de lidar com a manipulação e gestão de dados de forma sofisticada e confiável, sem a necessidade de input humano constante. Essa não só é uma forma de economizar tempo para a equipe tecnológica como ajuda a evitar falhas por cansaço ou desatenção.

Melhore a gestão de help desk

Outra função que pesa bastante sobre os ombros da TI é o suporte à operação tecnológica na empresa. E essa não é uma questão apenas de resolver problemas de forma rápida.

Uma gestão padronizada e competente de help desk coleta dados constantemente sobre chamados, questões enfrentadas e como foram solucionadas. Essas informações serão muito importantes para determinar a eficiência da TI.

Com esse tipo de controle, você pode ter uma visão mais ampla sobre onde estão os gargalos produtivos da empresa (relacionados à tecnologia) e quais são as ferramentas, hardwares ou funcionalidades que mais atravancam o uso do sistema.

Ou seja, um bom help desk não só garante menos downtime no escritório, mas serve de origem a planejamentos específicos de reformulação e otimização da infraestrutura.

Cuide da segurança

É claro que a segurança é parte fundamental de uma TI eficiente. Ao mesmo tempo em que os dados se tornaram ativos valiosos para as empresas, eles também se tornaram alvos constantes de criminosos. O que vemos atualmente são negócios sofrendo duros golpes, às vezes irreversíveis, por causa de comprometimento e vazamento de informações confidenciais.

A questão aqui é que não é possível dar atenção exclusiva à segurança. Mesmo que isso garantisse um sistema completamente blindado (o que não existe), não sobraria tempo ou mãos suficientes para os outros aspectos que trazem eficiência à TI — como monitoramento de processos, atendimento rápido a chamados etc.

Por isso, a opção é sempre investir: em ferramentas automatizadas de segurança, em infraestrutura atualizada e preparada para lidar com ataques e outsourcing com equipes especializadas no assunto.

Quando você tem um sistema, uma equipe e uma metodologia prontos para lidar com a segurança, fica mais fácil aliar o melhor de dois mundos: a proteção ativa da sua empresa e o tempo economizado para focar em produtividade e estratégias de negócio.

Defina e acompanhe indicadores de performance

É impossível melhorar sem medir. O que define bons gestores em todas as áreas corporativas é sua capacidade de definir os indicadores que fazem diferença para avaliar a performance de seu setor e usar esses dados como bússola para novos investimentos e ações.

No caso da TI, esses indicadores podem ser o tempo de resposta a chamados, o retorno sobre o investimento em serviços de nuvem, o ganho em produtividade com a virtualização de servidores, ou seja, qualquer valor padronizado e periódico que dê uma boa visão sobre os obstáculos que você ainda tem que enfrentar e como eles estão sendo atacados.

Faça uma gestão estratégica

No fim, todas essas práticas se resumem a isto: uma gestão estratégica de tecnologia é o caminho mais curto para a eficiência da TI.

Os indicadores de performance, por exemplo, apontarão a sua necessidade e capacidade para novos investimentos em infraestrutura. A automação, padronização e segurança do sistema vão tirar da equipe o peso de tarefas manuais rotineiras e dar a todos a oportunidade de assumir um papel mais estratégico nos rumos da empresa no futuro.

Tudo isso somado reflete em um novo momento para profissionais de TI. Se você é um gestor tecnológico, você é um gestor de negócio. Aumentar a eficiência significa dá-lo mais espaço para se posicionar como tal e mais ferramentas para contribuir com o resto da diretoria em novos caminhos para o sucesso.

Dicas para aumentar a produtividade da equipe de TI

Como deu para perceber ao longo de todos os itens acima, boa parte do aumento de eficiência em TI está na capacidade produtiva de uma equipe bem preparada. Por isso, para complementar as nossas dicas, vamos listar algumas ações que colaboram com esse objetivo, partindo do ponto de vista das pessoas ao seu redor:

Defina metas

Esta é uma extensão de todas as ações que você precisa pôr em prática para uma TI eficiente. Todo seu planejamento e gestão estratégica precisam sempre resultar em objetivos de curto e longo prazo definidos para a equipe como um todo, e também para cada um de seus integrantes.

Essa é uma questão de motivação e padronização. Quando cada profissional consegue enxergar, ao mesmo tempo, a sua função e a posição em que ela se encontra na rotina do setor como um todo, é mais fácil extrair o máximo de cada um — e até encontrar insights importantes pela observação de quem trabalha diretamente em cada etapa desses processos. 

Invista em comunicação

Com a transformação digital, dois conceitos também se consolidaram dentro do escritório: o trabalho remoto e a colaboração em tempo real. Essas duas práticas estão aumentando exponencialmente a produtividade dentro das empresas — a capacidade de integrar seus trabalhadores a qualquer hora e em qualquer lugar.

Mas, para isso, é preciso investir. Boas ferramentas de comunicação e gerenciamento de times, dentro de uma infraestrutura rápida, disponível e estável, podem significar uma nova organização de trabalho para sua equipe. Uma que atenda a chamados muito mais rápido, desenvolva com mais agilidade e se adapte melhor às demandas dos outros departamento e, principalmente, do público.

Trabalhe com feedbacks constantes

Apoiado nesse novo modelo de comunicação, é possível também aprimorar a gestão de feedbacks entre os colaboradores. É a hora de reconhecer de verdade o trabalho bem-feito e construir um ambiente positivo para críticas construtivas.

A melhor forma de fazer isso sem levar as discussões e opiniões para o lado pessoal é formatar e padronizar esse processo. Relatórios que detalhem quesitos como produtividade, qualidade, postura dão muito mais resultados por serem objetivos e se tornarem parte da rotina dos profissionais envolvidos.

Invista em treinamento

Assim como a eficiência da TI está diretamente ligada à atualização da infraestrutura, ela também se beneficia muito da atualização profissional de sua equipe. Bons gestores de TI estão sempre atentos às habilidades que podem ser úteis para dar mais competitividade à empresa e separam um orçamento para investir em seus próprios colaboradores.

Implemente metodologias ou frameworks de trabalho

As metodologias ágeis de desenvolvimento dominaram o setor de TI por seus resultados impressionantes em performance e adaptabilidade em projetos tecnológicos.

Portanto, se sua empresa trabalha com o desenvolvimento de produtos ou serviços, ou se simplesmente precisa racionalizar a definição e execução de novas metas de produção, pesquise mais sobre esses frameworks de trabalho. A implementação de um desses pode ser a solução para organizar de vez a sua equipe.

Como a Cloud Computing aumenta a eficiência da TI?

Já falamos sobre ações que um gestor precisa tomar em relação à gestão de ativos e infraestrutura. Já falamos sobre como essas ações devem impactar também a própria equipe de TI.

Agora, então, podemos conversar sobre os benefícios da cloud computing quando utilizada como solução tecnológica para o aumento da eficiência. Veja como a nuvem pode ser o centro da sua estratégia:

Gestão da nuvem

Implementar e gerir um sistema em nuvem é considerado, hoje, o passo mais importante para garantir a eficiência da TI. Além de adquirir para a empresa uma estrutura instantânea e otimizada sem precisar investir em hardware, o caráter flexível desse tipo de serviço facilita o planejamento de novas estratégias de negócio.

A cloud computing traz previsibilidade e objetividade para suas novas metas, tanto para melhorar a performance do sistema como facilitar a vida de todos os colaboradores e entregar mais qualidade ao cliente.

Se você pretende pôr em prática tudo o que dissemos até agora, a gestão da nuvem é seu caminho mais curto e o degrau mais alto para usar como ponto de partida em uma nova escalada.

Gerenciamento de custos

Outro fator importante que a nuvem traz para o gestor de TI é uma relação mais simples e flexível aos custos tecnológicos da empresa. Eficiência também tem a ver com economia. Quanto mais otimizado é o seu sistema, mais ajustado à sua demanda, mais retorno você está tendo do investimento que foi feito.

A nuvem facilita esse processo porque centraliza e padroniza todos seus gastos com uma infraestrutura tecnológica. É fácil saber para onde está indo o dinheiro, onde ele está sendo desperdiçado e onde ele poderia trazer mais frutos. Se o que você busca é o máximo com o mínimo, a cloud computing é o primeiro passo.

Elasticidade e escalabilidade

Uma extensão do assunto custo, o grande trunfo da nuvem em relação à eficiência de TI está na sua capacidade de se adequar à demanda.

Quando se aposta em infraestrutura própria, existe sempre o risco dela ficar ociosa ou não ser o suficiente, dependendo do momento do mercado, dos projetos ativos em desenvolvimento ou por um pico de público inesperado.

A nuvem é escalável e elástica, isto é, ela fornece sempre o que você precisa: encolhe quando há pouca demanda e é capaz de crescer exponencialmente sem aumentar em muito a operação. Existe coisa melhor para uma gestão eficiente de TI?

Integração de sistemas

Colocar toda a empresa sob o mesmo guarda-chuva facilita o que falamos sobre padronização de processos e automação. Isso porque tarefas como backup em nuvem, bancos de dados, virtualização e ferramentas de gestão empresarial conseguem integrar todos os sistemas dentro de uma empresa e fazer com que eles conversem nativamente entre si.

Segurança

Como falamos, a segurança é ponto vital para a confiabilidade de uma marca nesse novo mercado digital. Embora ainda existam alguns mitos sobre o assunto, a verdade é que a nuvem, atualmente, é a solução tecnológica mais segura para o armazenamento e uso de dados em estratégias de negócio.

Empresas que trabalham com esse tipo de serviço geralmente possuem equipes especializadas na proteção e monitoramento da cloud computing. Isso significa ter segurança como sua equipe jamais seria capaz de garantir sozinha sem aumentar a carga de trabalho de seus integrantes. É mais uma solução prática que se torna uma solução estratégica.

Soluções terceirizadas

E esse é o ponto principal quando discutimos sobre a migração para a nuvem: a terceirização da TI é garantia de um ganho em eficiência.

Desde a consultoria para levantar suas necessidades até a implementação e monitoramento, uma parceira com expertise e qualidade de serviço pode tirar dos ombros de um gestor toda a preocupação com a prática dessas rotinas, liberando tempo e esforços para uma administração ainda mais estratégica.

A IPSENSE é um exemplo desse tipo de empresa. Certificada pela Amazon Web Services, nós oferecemos todas as ferramentas e serviços para simplificar a gestão da TI. Com a nossa ajuda, o responsável tecnológico deixa seu papel de suporte para assumir um assento ao lado dos diretores, como foco do planejamento de negócio.

Outras tecnologias que beneficiam a eficiência da TI

Por último, não podemos deixar de citar também algumas outras tecnologias que podem ser usadas em conjunto às práticas que listamos neste post para melhorar a sua gestão como um todo:

Big Data e Business Intelligence

Não é à toa que falamos muito sobre a importância do gerenciamento de dados como ativos da empresa. Ferramentas e estratégias voltadas para a Big Data estão se tornando o ponto de partida para a maioria das novas oportunidades de mercado.

É o chamado Business Intelligence, ou BI, quando o uso de inteligência gerada por coleta e análise de grandes volumes de informação servem de mapa para estratégias de negócio inovadoras ou disruptivas.

Internet das Coisas (IoT)

No campo da produtividade, a IoT vem se destacando para aumentar a eficiência tanto de trabalhadores como também de equipamentos eletrônicos. Pequenos devices conectados estão tornando todos os aspectos da produção monitoráveis e mensuráveis, dando um ajuste fino muito melhor ao gestor de TI. Quem sabe não é hora de investir na tecnologia?

Machine Learning

Acima de todas essas tecnologias está a inteligência artificial aplicada ao mundo corporativo. Como o volume de dados manipulados em Big Data e coletados pela internet das coisas é grande demais para ser compreensível a seres humanos, existe, atualmente, um investimento pesado em tecnologias de machine learning.

Essa tática corresponde a criar programas que sejam capazes de analisar os dados com quais são alimentados e aprenderem sozinhos novos padrões e correlações que possam significar oportunidades de mercado no futuro.

A transformação digital vem mudando a forma como empresas produzem e se apresentam ao seu público. Esse tipo de inovação, aplicada a novas práticas de trabalho com tecnologia, serão essenciais para a sobrevivência de qualquer negócio deste ponto em diante.

E a cloud computing passa a ser o centro dessa mudança, principalmente se você busca eficiência da TI. Uma infraestrutura terceirizada e sempre disponível, com performance, flexibilidade e custo acessível. Uma implementação de sistema integrado e seguro, com comunicação plena e metas bem definidas para todos os colaboradores. Ao unir tudo isso em uma gestão, a empresa está pronta para enfrentar novos tempos.

E que tal contar com um parceiro de peso nessa caminhada? A IPSENSE pode ajudá-lo desde o início do seu planejamento até a execução e acompanhamento dos resultados que conseguirmos em conjunto.

Então, entre em contato conosco! Com certeza, nós podemos te oferecer exatamente o que você precisa para ter uma gestão eficiente e um papel muito mais estratégico na empresa, de acordo com a sua visão de futuro, expectativas e necessidades operacionais.