Saiba como melhorar a segurança da informação dos e-mails corporativos!

A sua empresa gera informações importantes todos os dias e, em muitos casos, elas podem ser sigilosas. São negociações, dados pessoais de colaboradores e clientes e informações relacionadas às finanças do negócio que, quando caem em mãos erradas ou se perdem, podem gerar uma série de prejuízos para a organização como um todo.

E uma das formas mais comuns de trocar informações em um negócio é por meio de e-mails corporativos. Quer saber como proteger esses dados e garantir a segurança da informação do seu negócio? Continue a leitura e descubra algumas dicas de ouro!

Como otimizar a segurança da informação dos e-mails da sua empresa

Defina regras claras de segurança

O primeiro passo para garantir a segurança das informações e dados da sua organização é a definição de uma política de segurança clara e eficiente. Para isso, é importante que você faça um diagnóstico dos riscos aos quais a sua empresa está sujeita e entenda qual a melhor forma de neutralizar e, até mesmo, eliminar cada um deles.

A partir desse estudo, crie regras de segurança da informação para o empreendimento. Estabeleça sites que podem ser acessados pela rede de computadores do negócio, políticas relacionadas aos downloads, softwares que podem ser utilizados, tipos de e-mails que podem ou não ser abertos, entre outras estratégias. Também aproveite para criar barreiras nesse aspecto e repasse as regras para todos os colaboradores da organização.

Faça o controle do acesso à internet corporativa

Dentro da sua empresa, você tem uma internet que integra todos os computadores do negócio. É por meio dela que os colaboradores acessam e-mails e realizam o download de arquivos importantes, além de utilizá-la para se comunicar com clientes e colegas e realizar outras atividades diárias do empreendimento.

Porém, quando um computador desconhecido acessa a mesma rede da sua empresa, além de ter acesso à internet, ele pode acessar também os outros computadores da organização. Com isso, é possível invadir e-mails corporativos e roubar informações preciosas para o seu negócio. Portanto, controle o acesso à internet corporativa do seu empreendimento. Para isso, você deve criar senhas seguras para o wi-fi e evitar repassá-las para as pessoas que não trabalham na organização.

Realize backups

No e-mail corporativo da sua empresa há uma série de informações valiosas e que não podem ser perdidas para assegurar a continuidade das atividades do negócio. É o caso, por exemplo, de negociações com clientes, documentos, contratos, informações trocadas entre os colaboradores, entre outras.

A maioria das pessoas deixa tudo isso armazenado no próprio e-mail. Porém, para garantir a segurança das informações, é essencial que você invista no backup de tudo que é importante. Portanto, estabeleça uma periodicidade para a realização dos backups na sua empresa. Além disso, escolha também uma ferramenta eficiente e segura para armazenar os dados e engaje toda a equipe nessa prática.

Armazene em Cloud com segurança

Você já ouviu falar em Cloud, também conhecido como armazenamento em nuvem, não é mesmo? Pois saiba que essa é uma ótima ferramenta para realizar backups e armazenar dados da sua empresa com segurança.

Porém, para que essa estratégia seja eficiente, é essencial que você pesquise sobre os modelos de armazenamento em nuvem existentes. Há opções pagas e gratuitas e é importante entender qual o melhor custo-benefício para o seu negócio. Além disso, descubra sobre métodos de criptografia e segurança utilizados por cada um e priorize aquelas que oferecem soluções mais seguras para o seu negócio.

Crie senhas complexas

Uma das formas de proteger o e-mail corporativo da sua empresa é criar senhas complexas para o acesso — e instruir os colaboradores a fazer o mesmo. Evite aquelas senhas que podem ser associadas a você, como data de aniversário, nome de pais ou filhos, entre outros elementos familiares. Além disso, uma forma de aumentar a segurança da sua senha é incluir letras maiúsculas e minúsculas, números e caracteres especiais.

Dessa forma, é possível evitar que outras pessoas descubram a senha do seu e-mail e consigam acessá-lo com facilidade. Instruir que os seus colaboradores façam o mesmo aumenta a segurança do e-mail corporativo da sua empresa.

Controle o acesso aos dados

Nem todos os colaboradores precisam ter acesso a todos os dados da sua empresa. O setor de marketing, por exemplo, não precisa acessar os dados pessoais de colaboradores, o que é responsabilidade do departamento pessoal e gestão de pessoas do negócio. O mesmo acontece com todas as outras informações, tanto relacionadas às finanças quanto aos clientes da empresa, por exemplo.

Portanto, segmente o acesso aos dados da sua empresa. Entenda bem quais são as funções de cada um dos cargos e crie pastas separadas para cada tipo de informações. Além disso, é importante colocar uma senha ou compartilhar o acesso dessas pastas apenas para as pessoas que efetivamente utilizam esse tipo de dado no dia a dia do trabalho. 

Dessa forma, você evita que um erro de um colaborador faça com que você perca o sigilo ou, até mesmo, o acesso a todas as informações da sua empresa ao mesmo tempo.

Conscientize a equipe

Os colaboradores são quem, efetivamente, lidam com os dados e informações da empresa diariamente. Portanto, eles são fundamentais na hora de criar estratégias de segurança e proteção das informações do negócio.

Uma das estratégias para proteger o e-mail corporativo da sua organização é capacitar os funcionários do negócio nesse aspecto. É importante que as políticas de segurança sejam claras e seguidas da melhor forma possível. Além disso, também é essencial que você repasse as principais estratégias a serem utilizadas por cada um e, também, forneça dicas de ações diárias que os profissionais devem adotar para manter o e-mail corporativo protegido contra as ameaças virtuais.

As invasões de computadores e sequestros de dados são grandes problemas para as empresas. Elas, além de gerar prejuízos financeiros à organização, ainda prejudicam a imagem do negócio perante o mercado e a sociedade como um todo. Portanto, adotar estratégias eficientes de segurança da informação na sua empresa é essencial para garantir o sucesso e longevidade do negócio.

Tem alguma dúvida ou gostaria de compartilhar experiências? Então deixe um comentário abaixo!