Toda empresa que deseja se tornar competitiva em seu segmento deve investir em uma gestão inteligente, que seja baseada em dados sólidos e estruturados. Nesse cenário, o controle do fluxo de informações se torna primordial e o gerenciamento de conteúdo corporativo, ou Content Service, se torna uma ferramenta essencial.

O Content Service é uma evolução do ECM — Enterprise Content Management —, uma solução que tinha como foco organizar o fluxo de informações, em uma época de transição dos documentos físicos para o digital.

Um dos princípios do ECM era a digitalização dos materiais em papéis com foco na redução de custos com armazenamento e na facilitação de acesso. Com a transformação digital, redução drástica do uso de papel nas empresas e as soluções em nuvem, foi necessária uma readequação desse conceito.

Neste post, vamos entender melhor o que é Content Service, seus recursos, benefícios e características. Confira!

O que é o Content Services?

Podemos conceituar Content Service como uma série de medidas avançadas que transformam o setor de gerenciamento de conteúdo corporativo. É um conjunto de serviços e microsserviços, formados por aplicativos independentes que compartilham APIs ou repositórios comuns.

Um dos focos do Content Service é adicionar uma abordagem mais holística para a resolução de problemas relacionados ao conteúdo. Dessa forma, as empresas podem capitalizar os seus investimentos e compartilhar os seus recursos com funcionários, parceiros e clientes, tornando o processo de gestão de conteúdo mais transparente.

Contente Service é um conceito evoluído de GED e ECM

Como podemos imaginar, a solução de Content Services nada mais é que uma evolução natural do conceito de ECM. No entanto, se trata de uma solução mais abrangente, que engloba uma gestão de documentos em múltiplos formatos — vídeos, textos, imagens, e-mails, entre outros — em todos os procedimentos: armazenamento, captura, versionamento, indexação, limpeza, distribuição e arquivamento.

É inegável que a ideia de Content Service está alinhada às inovações que fazem parte da quarta revolução industrial, aderindo a conceitos como gamificação e workplace. Além de conceitos importantes da transformação digital, como a inteligência artificial, computação em nuvem, machine learning e internet das coisas.

Content Service não é um substituto ao ECM

É necessário deixar claro que Content Service é uma evolução do ECM, não um substituto, ou seja, vem para melhorá-lo. A empresa pode continuar a utilizar as soluções que ajudaram a capturar, gerenciar e armazenar conteúdo, estendendo a sua capacidade com a utilização de uma solução de Content Service, por meio de colaboração, automação e análise.

A empresa deverá fazer uma transição fluida e positiva de tecnologia, pois, com as novas formas de produção, armazenamento e estruturação de conteúdo, essa atualização é quase que obrigatória. Enquanto o software ECM tradicional foca no armazenamento e captura de conteúdo, os de Content Service permitem que a empresa decida como os usuários poderão acessar essas informações no formato mais simples.

Por que as soluções de Content Service são tão importantes?

Embora as empresas adotem, de forma ampla, as práticas de gerenciamento de conteúdo, algumas ainda não conseguiram entender, de forma clara, essa terminologia. Muitos gestores têm dificuldade de compreender o ECM de forma prática, como uma plataforma centralizada que é utilizada para que seja consolidado um armazenamento de conteúdo digital e a forma como isso tudo funciona.

Por outro lado, as soluções de Content Service simplificam a maneira como as práticas de gerenciamento de conteúdo são executadas e, ao mesmo tempo, permitem a retransmissão de informações de forma transparente. Isso porque as empresas podem escolher quais recursos ou funcionalidades de conteúdo elas necessitam, em vez de adquirir um produto completo, com tudo incluso — no qual muitas das funcionalidades nem sequer serão utilizadas.

As soluções de Content Service oferecem serviços com opções personalizadas, permitindo que qualquer pessoa autorizada tenha acesso a uma gama de repositórios, em vez de isolar as informações em um único banco de dados, de difícil acesso e fora de contexto. Isso significa que as soluções de Content Service são desenvolvidas de forma personalizada, para atender a demanda específica de cada empresa.

Entenda o papel do Content Service na proteção contra perda de dados

A cultura data-driven coloca os dados como fonte principal de insights para uma boa gestão e cultura organizacional. Com o auxílio de ferramentas de business intelligence, os gestores conseguem aproveitar os dados vindos de múltiplas fontes para fazer análises preditivas a respeito do seu mercado, sobre o público-alvo, detecção de fraudes etc.

Com toda essa importância, a perda de dados se torna potencial perda de receita, pois, parte das informações necessárias para fazer uma análise é desperdiçada, ou pior, podem ser roubadas ou sequestradas. Os ataques ransomware estão dentre as maiores preocupações em relação à segurança digital.

Nesse tipo de crime virtual, o hacker proveira uma brecha no sistema para impedir o acesso aos dados corporativos, por bloqueio ou criptografia e cobram um valor como resgate. Uma boa gestão de dados, que garanta a integridade, ajuda na redução dos impactos nesse tipo de ataque.

Auxílio na prevenção contra a desorganização

O Content Service vem para reduzir o transtorno causado pela dificuldade de localização e organização de arquivos, pois conta com diversas tecnologias. Com essas ferramentas, o usuário poderá encontrar documentos que já foram produzidos de forma digital ou os que foram digitalizados, fazendo a restruturação dessas informações com agilidade. As soluções de Content Services chegam para entregar uma maior organização para essas informações.

Assim, fornecem um gerenciamento de documentos mais ágil e eficaz, garantindo o aumento da produtividade, pois não haverá a necessidade de deslocar colaboradores para procurar arquivos, evitando problemas de segurança e extravio e reduzindo custos. Isso coloca as empresas que trabalham com Content Service à frente de seus mercados, com a redução de custos e o aumento de produtividade, dando a possibilidade para que a empresa ofereça um preço mais competitivo.

Além disso, os gestores podem aproveitar melhor os talentos da equipe. Por outro lado, as atividades corporativas se tornam mais inteligentes, contando com estratégias que farão a diferença para o sucesso. Mais que só isso, as soluções de Content Service permitem aos gestores terem mais tempo para focar em atividades voltadas para o core business.

Quais são as principais características das soluções Content Service?

Já sabemos o que é Content Service e a sua importância para a gestão, integridade e segurança dos dados e aumento da produtividade. Essa solução apresenta características muito específicas e, para que você posa entendê-las melhor, listamos abaixo as principais. Confira!

É uma solução escalável

O volume de informações produzidas tem crescido de uma forma exponencial, tornando as soluções de gerenciamento de dados, que trabalham com armazenamento fixo, inviáveis. Cabe às plataformas de Content Service serem escaláveis, para dar conta dessa demanda. As necessidades de uma empresa moderna exigem o gerenciamento de milhões de dados, com todos os tipos de arquivo, armazenados em múltiplos locais.

Além disso, a multiplicidade de repositórios não é uma tendência, mas algo cada vez mais natural — até mesmo as empresas de pequeno e médio porte trabalham com múltiplas fontes de armazenamento de conteúdo e dados. Juntando isso à quantidade de informações que a empresa gerencia, se sua plataforma de serviços de conteúdo não for dimensionada adequadamente, a gestão simplesmente não funcionará.

É flexível

Uma empresa moderna não produz apenas documentos do Word e PDFs. O enorme crescimento dos formatos de arquivo abrange muito mais que simples documentos de escritório, inclui aquivos de vídeos, áudio e imagens. A integração desses tipos de arquivo nos processos de negócios já é uma realidade, portanto, o gerenciamento de todos e quaisquer desses tipos de arquivo — na plataforma de Content Service — se torna essencial.

Conecta com fontes internas e externas

Indiscutivelmente, esse pode ser o recurso mais importante de todos, pois, sem conectar as várias fontes de dados da empresa, não será possível fornecer uma visão centralizada de suas informações, nem aplicativos personalizados para os usuários finais. Além disso, não há a necessidade de fazer um dimensionamento em massa, pois a solução trabalha com apenas um sistema.

Em suma, podemos dizer que a capacidade de conectar — a vários sistemas de conteúdo e dados em toda a empresa, incluindo aplicativos de linha de negócios, outros sistemas de gerenciamento de conteúdo e compartilhamentos de arquivos locais e baseados em nuvem — se torna essencial.

É nativo da nuvem

A computação em nuvem não é uma tendência tecnológica, é uma necessidade básica para uma empresa que quer crescer em tempos de transformação digital. Por muitos anos, houve uma certa resistência das organizações migrarem para soluções baseadas em cloud e, de fato, em certos setores, ainda há cautela.

As soluções de software criadas para a nuvem aproveitam totalmente o armazenamento, os bancos de dados, a escalabilidade, os preços dinâmicos e os serviços baseados na web, de uma maneira facilmente configurável.

É personalizável

Durante um bom tempo, era comum que as aplicações exibissem uma interface semelhante para todos os usuários. Os softwares eram elaborados de uma forma genérica, para atender ao máximo de usuários possível. Um dos principais recursos de uma plataforma moderna de serviços de conteúdo é o desenvolvimento de interfaces personalizadas, que facilitam o acesso dos usuários ao acessarem o conteúdo, processos e dados de que precisam, agilizando o processo e aumentando a produtividade.

É alimentado por inteligência artificial

A inteligência artificial se torna cada vez mais presente em nossas vidas, dos assistentes pessoais, como Siri e Alexa, aos carros autônomos, que já são testados. Os recursos da inteligência artificial são aplicáveis ao gerenciamento de informações, fornecendo recursos avançados e automatizados de classificação, reconhecimento e previsão, capazes de lidar com uma qualidade e um volume muito maior que um humano é capaz de processar.

Uma boa plataforma de serviços de conteúdo deve ser projetada para tirar o máximo proveito dos recursos de inteligência artificial e aprendizado de máquina, utilizando a nuvem como base. Isso permite a automação simplificada de processos anteriormente executados de forma manual, aumentando a produtividade e liberando a equipe para executar um trabalho mais complexo e estratégico.

Como são divididas as soluções de Content Service?

Falamos bastante sobre as soluções de Content Service, porém, elas se dividem em plataformas, aplicativos e componentes. Os provedores de Content Service entregam uma variedade de serviços, microsserviços, ferramentas e repositórios se armazenamento, que permitem que as organizações projetem a melhor plataforma de serviços de conteúdo para suas necessidades individuais, com base nesses três elementos.

Veja abaixo, as características de cada um. Acompanhe!

Plataformas de Content Service

As plataformas representam a evolução dos pacotes de ECM, focados no gerenciamento, governança e processamento de conteúdo. Uma plataforma de serviços de conteúdo traz o seu próprio repositório e também poderá integrar repositórios externos, por meio de conectores e APIs.

Os provedores de plataforma de Content Service oferecem conjuntos integrados de serviços, microsserviços, repositórios e ferramentas relacionadas à gestão de conteúdo. Os serviços comuns disponíveis nessas plataformas, incluem gerenciamento de documentos, pesquisa, indexação, categorização, captura, controle de versão, fluxo de trabalho, gerenciamento de registros, análise de conteúdo e muito mais.

Aplicativos de Content Service

Os aplicativos de Content Service fornecem recursos focados nas soluções que atendem a recursos específicos em toda a organização. Exemplos de softwares de gerenciamento de conteúdos incluem gerenciamento de faturas de fornecedores, gerenciamento de informações de funcionários, gerenciamento de contratos, além de funcionalidades para áreas específicas, como ciências, saúde e engenharia.

Componentes de Content Service

Os componentes de Content Service são serviços baseados em plugins, que adicionam funcionalidades complementares aos aplicativos existentes. Por exemplo, a empresa pode utilizar um plugin que permite a tradução de idiomas, o compartilhamento externo de arquivos ou a captura de documentos, com a adição de componentes.

Quais são os benefícios dos serviços de conteúdo?

Bem, já sabemos que os serviços de conteúdo permitem que as organizações percebam o valor total do conteúdo e dos dados disponíveis. Em vez de isolar o conteúdo em um repositório separado, dificultando o acesso, os serviços de conteúdo dão um grande passo à frente na conexão de pessoas, processos e conteúdo nas empresas — além de oferecer a possibilidade de interação com seus clientes, fornecedores e outros parceiros de negócios. Veja baixo quais são os seus principais benefícios.

Trabalhe com os dados que você precisa

O software de serviços de conteúdo permite que você entregue o conteúdo certo para as pessoas certas, na hora certa. Os usuários podem acessar e interagir com o conteúdo de que precisam, no aplicativo que usarem, por meio de áreas de trabalho personalizadas. As melhores plataformas de serviços de conteúdo permitem o desenvolvimento de plugins com ou sem código. O usuário agora tem acesso a conteúdo dinâmico e personalizado de acordo com os aplicativos que utiliza diariamente.

Controle o conteúdo no repositório onde eles estão

A maioria das empresas de grande e médio porte mantêm dados em vários repositórios diferentes. Em vez de tentar identificar, capturar e centralizar todo esse conteúdo, uma plataforma de serviços permite que o dado permaneça onde foi criado, mas que seja adequadamente gerido e acessado com facilidade; detalhando os silos de informações que foram criados ao longo dos anos. Ao conseguir um controle muito maior de todo o conteúdo da empresa, você pode começar a aplicar análises avançadas para melhorar a tomada de decisões.

Melhora o acesso e o compartilhamento de informações

As melhores plataformas de serviços de conteúdo garantem que ele seja compartilhado de forma rápida e prática. A inteligência artificial permite a automação dos recursos de categorização, permitindo que qualquer parte do conteúdo possa ser gerenciada durante todo o ciclo de vida — desde a criação até o descarte das informações.

Ele permite que todo o conteúdo, onde quer que esteja, seja pesquisado e recuperado de forma simplificada. Algumas soluções de serviços de conteúdo são desenvolvidas com o foco na automação e gerenciamento do fluxo, de forma interna, entre os departamentos, e externa, com clientes e parceiros — para atender às suas necessidades comerciais.

Aprimora a governança e a conformidade das informações

Uma plataforma abrangente de serviços de conteúdo fornecerá uma fonte única e confiável, que possibilita um gerenciamento integrado de registros, gerenciamento inteligente de metadados, recursos de arquivamento, pesquisa e controle de versão de todo o conteúdo comercial, seja ele armazenado na própria plataforma ou em outros dispositivos empresariais.

Ela permite que a empresa garanta que todas as atividades relacionadas aos dados estejam em conformidade com as políticas e procedimentos internos de controle de informações, bem como com os regulamentos externos e os mandatos governamentais.

A LGPD, Lei Geral de Proteção de Dados, entrará em vigor em agosto deste ano e caberá às empresas estarem preparadas até lá. Para as corporações que lidam com dados sensíveis de clientes, as regras são claras. A palavra de ordem é “consentimento”, ou seja, o titular das informações deverá, de forma explícita, autorizar a empresa a coletar e tratar seus dados. Os sistemas corporativos deverão estar preparados para esse novo momento.

Permite às empresas se adaptarem ao “Cloud First”

As soluções de Content Service são importantes para mudar o gerenciamento de conteúdo para a nuvem. Esses novos recursos são fornecidos como serviços baseados na Web — as plataformas de serviços de conteúdo podem ser implementadas rapidamente e são facilmente escaláveis. Seus benefícios estão disponíveis para aplicativos corporativos no local e na nuvem e podem ser acessados de qualquer lugar, em qualquer dispositivo.

Entre os benefícios da nuvem, estão a escalabilidade, a acessibilidade, a mobilidade e a facilidade de implementação. Não se trata mais de um diferencial, mas de uma necessidade para as empresas que buscam o crescimento fluido.

Quais são as características da IPsense Cloud Content Manager?

Depois de analisarmos, de uma forma geral, o que são as soluções de Content Service, suas características, benefícios e importância, vamos analisar uma ferramenta específica, a IPsense Cloud Content Manager (ICCM). Acompanhe!

Armazena inúmeros documentos

A ICCM permite o armazenamento e o gerenciamento de bilhões de documentos, em mais de 200 formatos, com um preço acessível e implementação rápida. Além disso, a ferramenta permite o uso de inteligência artificial e não exige licenças proprietárias. É uma solução nativa da nuvem, escalável e 100% serveless.

Oferece um motor de inovação

Com essa plataforma, é possível criar aplicações que agregam valor a partir de seu conteúdo de forma simplificada, incluindo:

• OCR;
• reconhecimento de imagens;
• transformação e/ou extração de textos de mais de 200 tipos de documentos;
• texto-para-voz;
• transcoding de vídeo.

Entrega uma ferramenta flexível e customizável

Com essa ICCM, sua empresa poderá criar a sua própria taxonomia, tipos de conteúdo e metadados adequados ao seu negócio, oferecendo suporte nativo para a JSON Schema.

Oferece ferramentas de segurança

Se os dados estão cada vez mais valiosos, os criminosos virtuais se interessam e criam ferramentas cada vez mais robustas para tentar interceptar os dados corporativos, seja para roubá-los ou sequestrá-lo. Entre os recursos de segurança que a plataforma oferece, podemos destacar:

• criptografia de conteúdo sensível com chaves digitais de 256bits;
• superação de limitações de compartilhamento de conteúdo com URLs assinadas;
• criação de ACL por tipo de conteúdo.

Permite o acesso a uma API Simples

Com essa ferramenta você poderá integrar as aplicações, por meio de uma API simples, utilizando qualquer plataforma Java, PHP, SAP.Net etc. Dessa forma, será possível potencializar a sua plataforma, tornando-a mais completa.

Utiliza o machine learning

Com a IPsense Cloud Content Manager, o usuário poderá processar o seu conteúdo utilizando as soluções AWS de inteligência artificial, como a Polly, Rekognition, Comprehend, Textract, Translate e Transcribe, entregando o que há de melhor em algorítimos inteligentes e autônomos.

Como vimos neste post, as soluções Content Service vieram para atualizar a forma como as empresas gerem os seus conteúdos. Como sabemos, a inovação é um dos requisitos para que uma empresa se mantenha competitiva em seu mercado e tendo uma ferramenta de gerenciamento de conteúdo corporativo, ou Content Service, como sua aliada, sua empresa terá as armas necessárias para revolucionar as suas tarefas corporativas que são dependentes de dados com agilidade e simplicidade.

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